Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) für Alle!

Begriffsklärung

Ob wir den Begriff Retrospektive, KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), CIP (Continuous Improvement Process, DEMING Cycle (nach Stephen Deming, der den PDCA Zyklus beschrieben hat), PDCA Zyklus (Plan Do Check Act), Lessons Learned oder Feedbackschleife anführen – Ziel ist es die eigenen Erfahrungen zu betrachten und daraus Erkenntnisse für die Zukunft abzuleiten. Diesen Prozess zu formalisieren und regelmäßig durchzuführen, stabilisiert das Lernen und beschleunigt damit die eigene Weiterentwicklung. Diese Entwicklungsmethode kann als Person, Familie, Team, Abteilung oder ganze Organisation verwendet werden.

KVP Geltungsbereich

Da die „Retrospektive“ aus dem Framework Scrum weite Verbreitung erlangt hat, gibt es oft Zweifel, ob ein solches Lernformat auch in anderen Branchen sinnvoll einsetzbar ist. Mittlerweile konnte ich selbst Erfahrungen in Praxisteams von Ärzten, Aussendienstvertriebsteams bei Versicherungen, Automobilzulieferern und natürlich auch Softwareentwicklungsteams sammeln. Egal ob die Projektbeteiligten klassische Projektmethoden, Scrum, Kanban oder andere Agile Vorgehensweisen verwenden, allen hat sich durch die regelmäßige, kontinuierliche Lernmöglichkeit eine neue Art zu arbeiten offenbart.

Ziel der Methode

Ziel ist es, die vergangen 2 – 12 Wochen gemeinsam zu betrachten, aus möglichst konkreten Situationen zu lernen und Maßnahmen für die Zukunft abzuleiten. Die Zukunft wird gestaltet, die erlebte Realität wird zum Feedbackgeber. Hierbei helfen sehr kleine Experimente dabei, bisherige Annahmen zu überprüfen oder bisher Undenkbares auszuprobieren.

Moderatoren mit Methodenkenntnissen helfen dabei, emotionale Konflikte produktiv zu gestalten. Durch unterschiedliche Moderationsmethoden darf das Team neue Perspektiven einnehmen und neue Experimente formulieren. Die formulierten Experimente werden in der nächsten Prüfschleife kontrolliert und ggf. angepasst, weitergeführt oder zum Erkenntnisgewinn benutzt. So kann das Team gefahrlos neue Arbeitsweisen, Prozesse, Tools, Regeln im Team oder Kommunikationswege ausprobieren. Nichts ist für die Ewigkeit, alles kann ausprobiert und angepasst werden.

Neue Perspektive – aktive Gestaltung

Damit öffnet sich ein neuer Gestaltungsraum. Jeder Einzelne hat die eigene Zukunft in der Hand. Jeder kann seine Beobachtungen und Ideen einbringen und damit zur Verbesserung der eigenen Lebens- oder Arbeitssituation beitragen. Dies gilt für persönliche Veränderungen, Konflikte und alle anderen Dinge, die im Alltag wichtig sind. Durch diese kleine Veränderung im Terminkalender öffnet sich eine neue Möglichkeit, die Suche nach Schuld und Ursache durch das Finden von Handlungsoptionen, Zukunftsimpulsen und Experimenten zu ersetzen. Allen Teilnehmern wird sehr schnell bewusst, dass Veränderung der eigenen Umstände nicht Chefsache ist, sondern jeder selbst einen aktiven Beitrag leisten darf. Natürlich finden Veränderungen am schnellsten und sichersten statt, wenn alle Beteiligten wissen, welches Problem zu diesem Experiment zu Grunde liegt und wie die gemeinsame Lösung aussehen sollte.

Der KVP Rhythmus

In vielen Scrum Implementierungen wird die Retrospektive alle 2-3 Wochen durchgeführt. In einigen Beratungs- und Vertriebsteams hat sich ein Jahresrhythmus als sinnvoll herausgestellt. Für ein täglich zusammen arbeitendes Team empfehle ich einen 4 – 8 wöchigen Zyklus. Es bleibt dem Team selbst vorbehalten zu entscheiden, wie oft dieser Lernzyklus durchlaufen wird. Einzig die Regelmäßigkeit ist sehr wichtig. D.h. ein Teilnehmer an einem solchen Zyklus sollte immer sicher wissen, dass ein garantierter Raum für seine Themen existiert. Dadurch kann er diese Themen im Team teilen und die Verbesserung herbeiführen. Sollten die Termine zu variabel verteilt sein, führt diese Unsicherheit dazu, dass die Verfügbarkeit dieses Lernrahmens angezweifelt wird. Oft schadet dies der kontinuierlichen Verbesserung.

Zusammenfassung

Der formalisierte Austausch zu den gemachten Erfahrungen ermöglicht jedem Team, jeder Arbeitsgruppe folgendes:

• Reagieren auf sich ändernde Situationen
• Gestalten neuer Lösungen bei im Vorfeld bekannten Herausforderungen
• Auflösen und Konstruktiveren von vorhandenen Konflikten
• Aufbau und Unterstützung von Selbstorganisation und Lernen im Team
• Motivation der Mitarbeiter, das eigene Umfeld zu gestalten und selbst Verantwortung zu übernehmen
• Zerlegen von großen Problemen in kleine, handhabbare Experimente
• Erfolge feiern und sich auch über die positiven Erfahrungen austauschen.
• Kontinuierliche Verbesserung, selbst des Verbesserungsprozesses

Alles was es für einen Start braucht, ist ein gemeinsamer Termin und die Frage „Bei welcher Kleinigkeit können wir besser werden?“. Sehr gerne unterstützen wir als Emendare GmbH&Co. KG hierbei mit unserer Erfahrung und unserem Moderations-KnowHow. Gerne können Sie auch eines unserer Trainings besuchen, dort können Sie erste Methoden und die zugehörigen Prinzipien kennenlernen.