Remote Meetings – Tipps und Tricks

Mit der aktuellen #Corona Pandemie rücken Home Office und Remote Meetings in den Fokus. Da ich regelmäßig virtuelle Meetings (z.B. Lean Coffee für Product Owner) durchführe, eine gute Gelegenheit mein Setup und meine Erkenntnisse in einen Blogbeitrag zu gießen. Die vorgestellten Tools sind die, die ich benutze. Es handelt sich nicht um einen Vergleichstest oder Kaufempfehlung. Nur eine unsortierte Zusammenfassung der Dinge, die für mich funktionieren.

Die goldene Regel für remote Meetings

Als goldene Regel hat sich für mich die „Eine(r) Remote – alle Remote“ Regel herausgeschält. Das bedeutet, dass sobald eine Person an einem Meeting remote teilnimmt, alle Personen remote teilnehmen. Das Setup, dass sich mehrere Personen in einem Raum befinden und einzelne nicht, hat für mich noch nie funktioniert. Die Kommunikation ist zu unterschiedlich. Daher: jeder an seinem Computer.

Kommunikation

Für remote Meetings setze ich Zoom als Kommunikationstool ein. Zoom hat sich als stabiles und vielfältiges Tool herausgestellt. Technische Schwierigkeiten (Verbindungsabbrüche & co.) hatte ich bisher praktisch keine. Die Screensharing Funktion ist sehr vielfältig, so können z.B. einzelne Fenster oder auch ein angeschlossenes iPhone übertragen werden. Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit Gruppenchaträume anzulegen. D.h. Breakout Sessions sind möglich.

Hardware – Headset

Als Kamera taugt jede halbwegs vernünftige Webcam (HD empfehle ich). Meine größere Aufmerksamkeit liegt auf dem Headset. Remote Sessions ohne Headset kann ich nicht empfehlen (ich habe keine teuren Remotesysteme im Einsatz). Beim Headset ist das Mikro sehr entscheidend. Viele Mikros sammeln die Geräusche der Umgebung und Atemgeräusche ein. Das ist für mich in letzter Zeit die „Hauptstörungsquelle“. Ich habe mir ein Arctic Gaming Headset geleistet. Das hat gleich mehrere Vorteile. Obwohl ich neben einem Fenster sitze, an dem hin und wieder Straßenbahnen vorbei fahren, ist davon in der Session nichts zu hören. Auch keine Atemgeräusche. Ein weiterer Vorteil ist ein Hardware-Knopf am Headset, der das Mikrophon muted. Ziemlich hilfreich.

Ihr könnt Euch übrigens in den meisten Kommunikationstools bei den Sound Einstellungen den Pegel anzeigen lassen und überprüfen, welche unerwünschten Geräusche ihr so einsammelt. Macht das mal – Eure Teilnehmer werden es Euch danken. Einige Tools (z.B. Teamspeak) haben die Möglichkeit den Pegel einzustellen oder „Push-to-talk“. Mit Push-To-Talk komm ich allerdings nicht so gut klar. Das gilt auch für aktives Muten und Entmuten. Die Leute vergessen das leider meistens…

Und noch ein ganz wichtiger Punkt in eigener Sache: Muted Euer Mikro, wenn ihr etwas (Chips) esst…. bitte :) (das ist der eigentlich Grund, warum ich diesen Blog-Beitrag geschrieben habe. Karotten bitte auch muten.

Kollaborationstool

In den meisten Fällen setze ich inzwischen Miro ein. Das Tool funktioniert zuverlässig und hat sehr viele Möglichkeiten, gemeinsam mit verschiedenen Formaten zu arbeiten. PostIts, Votings, MindMap, Timer, Boards… um nur ein paar zu nennen.

Teilnehmer

Leider habe ich in letzter Zeit häufiger das Problem, dass sich Teilnehmer via Phone zum Meeting einwählen – am besten während einer Autofahrt. Das ist normalerweise keine gute Idee. Spätestens, wenn es z.B. um Gruppenaktivitäten mit miro geht. Kommuniziert daher vor dem Meeting klar, dass die Teilnehmer ein ausreichend großes Display und freie Hände für die Mitarbeit in der Session benötigen.

Soviel für den Anfang. Ich denke ich werde die Ideen sicherlich regelmäßig erweitern. Es lohnt sich also hin und wieder vorbeizuschauen.