„Death by Meeting“ von Patrick Lencioni: drei Zutaten für produktive Meetings

Produktive Meetings sind mir als Agile Coach eine Herzensangelegenheit (siehe dazu meinen Vortrag No more meetings from hell und Armins Artikel Mach mehr aus nervenden Meetings). Das Gegenteil davon hat wohl jeder schon erlebt. Es scheint sehr schwierig zu sein, wirkungsvolle Meetings durchzuführen.

Deswegen habe ich neulich das Buch Death by Meeting von Patrick Lencioni gelesen. Der Autor ist berühmt für Five Dysfunctions of a Team. Und auch Death by Meeting ist sehr lesenswert, unterhaltsam geschrieben und voller überraschender Erkenntnisse. Am Beispiel des Chefs einer mittelständischen Computerspielefirma schildert er die Herausforderungen des Manager-Alltages. Der neue, junge Assistent des Chefs hat eine leichte Form des Tourette-Syndroms und ist deswegen bisweilen allzu ehrlich, als er die Meetings beobachtet. Jedoch ist es genau dieses Feedback, zusammen mit den analytischen Fähigkeiten des Assistenten, das der Geschäftsführung hilft, die langweiligen und völlig wirkungslosen Management-Meetings durch fokussierte Zusammenkünfte zu ersetzen. Damit beeindrucken sie sogar den vom Investor geschickten Kontrolleur.

Was genau hat der Assistent herausgefunden? Diese drei Zutaten sind wichtig für produktive Meetings.

Drama

Der Assistent ist ein Regie-Student und vergleicht daher Meetings mit Filmen. Ein Film ohne Drama ist langweilig. Und ein Meeting auch. Wodurch entsteht Drama? Durch mögliche katastrophale Konsequenzen. Allen Teilnehmern muss klar sein, warum es wichtig ist, dass dieses Meeting stattfindet. Warum muss das Thema überhaupt besprochen werden? Warum müssen die Teilnehmer Zeit dafür aufwenden? Und warum so viel Zeit? Weshalb ist es wichtig, eine gute Lösung für das besprochene Problem zu finden bzw. eine gute Entscheidung zu treffen? Was sind die Konsequenzen, wenn das nicht passiert?

Das hat auch John Kotter in seinem wegweisenden Buch Leading Change dargestellt: der erste Schritt auf dem Weg zu einer Veränderung ist es, die Dringlichkeit deutlich zu machen (create a sense of urgency).

Konflikt

Was ist die Voraussetzung dafür, dass eine nachhaltige Entscheidung getroffen werden kann? Genau, Konflikte! Wenn alle Teilnehmer mit gerunzelter Stirn auf den Boden schauen und schweigend nicken, werden sie wahrscheinlich hinterher sagen: „Der Chef hat mal wieder eine blöde Entscheidung getroffen.“ Um das zu vermeiden, müsst Ihr schon während des Meetings darauf achten, dass jeder offen seine Meinung sagt. Viele Menschen vermeiden Konflikte gerne. Deswegen solltet Ihr gleich am Anfang des Meetings auf einige Punkte hinweisen:

• Alle Teilnehmer sollen offen sagen, was sie denken. Das ist erwünscht – sogar gefordert – und notwendig für den Erfolg des Meetings! Und wenn sie das tun, wird ihnen das nicht übel genommen (eher schon, wenn sie das nicht tun).
• Dabei kann es zu Konflikten kommen. Das ist normal, erwünscht und notwendig. Der Moderator wird während des Meetings immer wieder daran erinnern, dass das so ist. Gleichzeitig wird er dafür sorgen, dass die Konflikte nicht eskalieren.

Ähnliches findet sich in Sam Kaners Facilitator’s guide to participartory decision making. Er beschreibt dort den diamond of participation. Der zeigt, dass in einem Meeting zunächst einmal der Lösungsraum geöffnet und weit gehalten werden muss. Nur dann könnt Ihr die beste Lösung überhaupt entdecken. Erst nachdem die Teilnehmer sich in der Phase der groan zoan einige Zeit aneinander gerieben und verschiedene Möglichkeiten diskutiert haben, kann der Lösungsraum wieder geschlossen und die favorisierte Lösung festgezurrt werden.

Format

Man muss für jeden Zweck das richtige Meeting-Format auswählen. Nicht alles kann in einem wöchentlichen Statusmeeting besprochen werden. Um bei der Film-Analogie zu bleiben: Serien-Episoden sind 45 Minuten lang, Filme 90, und Nachrichtensendungen nur 10. Die Zuschauer haben jeweils bestimmte Erwartungen an die Handlung: wenn der Nachrichtensprecher plötzlich wie in einer Sitcom auf dem Sofa lümmeln würde, wären wir als Zuschauer wohl sehr irritiert.

Lencioni schlägt die folgenden Formate für Manager-Meetings vor:

• Ein 5-minütiges daily check-in. Das entspricht dem Daily Scrum – hier werden keine Lösungen gesucht, sondern Themen identifiziert, die später von den Betroffenen detailliert besprochen werden können.
• Ein weekly tactical von 45-90 Minuten. Zu Beginn hat jeder Teilnehmer 60 Sekunden Zeit, seine drei Top Themen der Woche zu benennen. Dann folgt ein kurze Betrachtung der Fortschritte bzgl. der wichtigsten KPIs (5 Minuten). Danach wird spontan eine Agenda erstellt, basierend auf dem eben gehörten (z.B. per Lean Coffee) und mit dem Ziel, Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen. Es werden keine langfristigen strategischen Themen diskutiert.
• Das monthly strategic dient dazu, 1-3 wichtige strategische Themen zu besprechen. Dieses Meeting dauert einen ganzen Tag. Jedes Thema bekommt mindestens zwei Stunden Zeit, ansonsten ist eine gründliche offene Diskussion nicht möglich. Dieses Meeting bedarf der Vorbereitung, z.B. müssen Daten als Basis für die zu treffenden Entscheidungen gesammelt werden. Und es findet monatlich statt (daher der Name), d.h. auch wenn aus Zeitmangel nicht alle Themen besprochen werden können, ist der nächste Termin nicht allzu fern.

Man muss nicht unbedingt exakt diese Formate nutzen, finde ich. Es lohnt sich aber auf jeden Fall, einmal darüber nachzudenken, ob man für das, was man erreichen will, das richtige Format ausgewählt hat.

Resümee

Ich habe beim Lesen von „Death by Meeting“ viele der langweiligen, wirkungslosen Meetings wiedererkannt, in denen ich gesessen habe. Und nachdem ich dieses Buch gelesen habe, kann ich genau benennen, warum die so waren! Mein „Hier stimmt was nicht“-Bauchgefühl wurde ersetzt durch: „Kein Wunder, hier brauchen wir ein weekly tactical statt eines einstündigen Statusmeetings.“ Oder „Klar, dass niemand die Entscheidung akzeptiert, wir haben ja gar keine Alternativen besprochen.“

Was Lencioni sagt, gilt nicht nur für Manager-Meetings, sondern auch für alle anderen. Konzentriert Euch auf die drei Zutaten für produktive Meetings: Macht die Dringlichkeit deutlich, wählt das passende Format, und stellt die psychologische Sicherheit der Teilnehmer sicher. Dann werdet Ihr phantastische Ergebnisse erzielen. Und das alles schreibt er auf sehr unterhaltsame Art, so dass es sich gar nicht wie ein Lehrbuch anfühlt. Absolut empfehlenswert!

Wenn Ihr Euch noch unsicher seid, wie Ihr diese Tipps in Eurer Organisation umsetzen könnt – wir unterstützen Euch gern, entweder direkt als Moderator, oder mit einem Training zum Thema Meeting-Moderation. Gleich anfragen unter info@emendare.de!