Mit einem UX Tool zur Scrum Master Mandatsklärung
Scrum Master Mandatsklärung
Letzte Woche hatte ich berichtet, wie ich die Empathy Map für ein Feedbackformat eingesetzt habe. Witzigerweise gab es in derselben Woche einen passenden Anlass, dieses Tool noch mal zu verwenden. Dieses Mal war der Kontext die Mandatsklärung für zwei Scrum Masterinnen, die jetzt mit neu entstandenen Teams arbeiten dürfen.
Alle Mitglieder der sich neu bildenden Teams haben komplett unterschiedliche Hintergründe, unterschiedliches Methodenwissen und unterschiedliche Erfahrungswerte. In jüngerer Vergangenheit gab es zudem mehrere Beobachtungen, die darauf hindeuten, dass das es ab und zu Spannungen zwischen den neuen Teams und den Scrum Masterinnen gibt.
Das mag zum einen an einem unterschiedlichen Rollenverständnis liegen. Es kann aber natürlich auch einfach an der Art und Weise liegen, wie die Rolle ausgeübt wird. Ohne eine Klärung sind Konflikte zu erwarten und das wollen wir nach Möglichkeit vermeiden. Und wenn wir schon eine Mandatsklärung anstreben, dann wäre es sehr hilfreich, wenn wir gleich mit erarbeiten, an welchen Stellen die Teams sich selbst gerne weiterentwickeln würden.
Es musste also ein Format her, das hilft, drei aufeinander aufbauende Fragen zu beantworten:
- Welche Verantwortung und Aufgaben haben Scrum Master:innen bei uns generell?
- Wie wünschen wir uns die Interaktion der Scrum Master:innen im Alltag mit dem Team?
- Wo sehen wir als Team in der nächsten Zeit den Fokus für die eigene Entwicklung?
Um diese Fragen zu beantworten, habe ich ein Workshopformat in Miro gebaut, welches ich im Folgenden vorstellen möchte. Das Miro Board dazu könnt ihr hier herunterladen.
Der Grundgedanke hinter dem ersten Schritt des Konzepts war, dass weder ein einheitlicher Wissenstand über Scrum, noch eine Rollendefinition des Unternehmens vorausgesetzt werden kann. Es muss also ein sinnvolles Angebot zur Verhandlung gestellt werden.
Glücklicherweise liefert die Beschreibung der Methode einige Vorschläge, die sich dafür verwenden lassen. Der Scrum Guide nennt insgesamt 12 konkrete Beiträge, wie Scrum Master:innen das Team, die Product Owner:innen und die Organisation unterstützen.
Im ersten Schritt hat jedes Team die Aufgabe, sich mit den Vorschlägen auseinanderzusetzen und daraus den gewünschten Umfang auszuwählen. Es sind auch Anpassungen oder Ergänzungen möglich. Neben dem Effekt, dass anschließend Klarheit über die gewünschte Ausprägung der Rolle herrscht, schafft dieser Schritt der Übung einen schönen Anlass, mit dem Team über die Rolle zu sprechen.
Da Rollendefinition und das Ausleben der Rolle im Alltag zwei unterschiedliche Dinge sind, bekommt im zweiten Schritt die Empathy Map ihren versprochenen Auftritt.
Jedes Team hat nun die Chance, konkret zu definieren, wie sie sich den Umgang der Scrum Masterinnen mit dem Team wünschen, wenn sie die zuvor definierte Rolle ausüben. Als Moderator würde ich hier die folgenden Anweisungen geben:
- Stellt euch vor eure Scrum Masterin lebt die eben besprochene Rolle zu eurer vollsten Zufriedenheit aus. (Kurze Pause)
- Wie würde das Verhalten der Scrum Masterin dann konkret aussehen. (Kurze Pause)
- Was darf/kann/soll/muss die Scrum Masterin im Alltag dazu hören, sehen, denken, fühlen, sagen oder tun? (Brainstorming ca. 5 Minuten)
Dieser Schritt hilft sehr genau Greifen zu können, welches Verhalten vom Team gerne gesehen wird und wo eher Vorsicht geboten ist. Und wieder bietet sich die Chance, gleichzeitig mit dem Team darüber zu reden.
Bei der zweiten Frage könnte man als Übung natürlich zu „Build Your Own Scrum Master (BYOSM)“ von Fabian Schiller und Jürgen „Mentos“ Hoffmann greifen. Ich wollte ganz bewusst die Aufmerksamkeit auf das vom Team beobachtbare Verhalten der Scrum Masterinnen lenken. Deshalb griff ich hier lieber zur Empathy Map.
Erfahrungsgemäß ist der erste Schritt eines lösungsfokussierten Ansatzes, nämlich den Zustand in der Zukunft zu beschreiben, an dem der Erfolg schon eingetreten ist, sehr wirksam.
Deshalb habe ich den letzten Schritt so gebaut, dass das Team die folgenden Punkte bearbeitet:
- Stellt euch vor, ihr beobachtet euch selbst 6 Monate in der Zukunft. (Kurze Pause)
- Dabei stellt ihr fest, dass ihr erhebliche Fortschritte gemacht habt. (Kurze Pause)
- Was ist genau anders? Woran merkt ihr, dass es besser geworden ist? (Brainstorming ca. 5 Minuten)
Abschließend darf das Team die Rückmeldungen zu Clustern zusammenfassen und in Dot-Voting Manier auswählen, auf welche Veränderungen sie in der nächsten Zeit besonderen Wert legen.
Und damit haben wir es dann. Das Rollenverständnis ist geschärft, es gibt ein klares Bild, wie die Scrum Masterinnen mit dem Team umgehen sollen und worauf sie sich in ihrer Unterstützung konzentrieren sollen.
Das schafft erst mal viel Klarheit, aber es bietet auch viele Anlässe, auf konstruktive Art nachzuhalten. Folgende Tätigkeiten könnten sich daraus ergeben:
- Weitere klärende Gespräche mit den Teams über aufgedeckte Verzerrungen in der Wahrnehmung der Rolle und den damit verbundenen Aufgaben.
- Anlässe für Trainingsimpulse und Workshops.
- Anlässe für klärende Gespräche mit der Führungsebene, um auch hier einen Abgleich hinsichtlich der Erwartungshaltung zu erreichen.
- Ableitung von konkreten Retrospektivenformaten, Workshopformaten und sonstigen Hilfestellungen, um die gewünschten Veränderungen anzugehen.
- Ableitung von sinnvollen Metriken und Visualisierungen, die die Erfolge auf dem Weg greifbar machen.
Mir gefällt das entstandene Konzept sehr gut. Sicher werde ich es in Zukunft selbst einsetzen. Ich habe damit aber auch etwas Fertiges in der Schublade, das ich Scrum Master:innen und Agile Coaches, mit denen ich arbeite, weitergeben kann. Ich bin total gespannt, welche Wirkung es für die beiden Damen erzielt, denn der Test steht aktuell noch aus.
Und jetzt seid ihr dran! Was habe ich übersehen? Was würdet ihr weglassen, ergänzen oder verändern? Wie funktioniert das für euch? Lasst mir einen Kommentar da oder meldet euch bei mir per E-Mail. Ich freue mich auf eure Rückmeldungen.