Agile Brainfood

Open Space

Setup, Ablauf und Motivation

Wie jedes Jahr fand auch jetzt wieder das nunmehr 9.Agile Coach Camp in Rückersbach (bei Frankfurt) statt.
Während diese agile „Unkonferenz“ keine vorgegebenen Themen und feste Redner hat, liefert sie dennoch mithilfe des Open Space-Formats eine Menge Wert. Wie das funktioniert und wie man auch selbst im eigenen Umfeld eine derartige Konferenz aufsetzen kann erfährt man hier.

Die Idee

Die Geschichte besagt, dass Harrison Owen in den 80er Jahren verschiedensten Konferenzen beiwohnte. Aus den Lessons learnt und den Verbesserungsvorschlägen dieser Konferenzen ergab sich erstaunliches.

Viele Teilnehmer der Konferenzen gaben an, dass sie die Konferenz selbst als wertvoll erachteten, die Kaffeepausen zwischen den verschiedenen Veranstaltungen und das gemeinsame beisammen sitzen abends jedoch den wirklichen Wert darstelle.
Während in den einzelnen Redner-Abschnitten verschiedene vorgefertigte Folienpräsentationen, Reden und andere Informationen geteilt werden, erhielte man in den direkten Gesprächen der Teilnehmer die wahren Werte.
Konferenzbesucher erzählen über ihre Probleme, Experimente und Learnings und teilen bereitwillig ihre Gedanken mit Gleichgesinnten.

Aus dieser Idee heraus entstand der Gedanke, wieso nicht einmal eine Konferenz aufbauen, welche direkt auf diesem Prinzip aufbaut. Sozusagen ganztägige Kaffeepausen ohne ausufernde Agenda, Redner und Tristesse. Eine solche offene Konferenz, in der die Teilnehmer ihre Themen, Fragen und Gedanken mitbringen und so spontan einen Wert schaffen, war der Grundstein für den Open Space.

Der Rahmen

Um einen minimalen Rahmen für die Teilnehmer zur Orientierung vorzugeben, benutzt das Open Space Format oft einen Best Practice Prozess. Dieser besteht aus drei Regeln, zwei Tieren und einem Gesetz.

Die drei Regeln

Was auch immer passiert, ist das Einzige was passieren konnte
Ein Open Space kann eine sehr immersive Erfahrung für die Teilnehmer sein. Je nach Moderation und Grunddynamik der Teilnehmer kann eine sehr offene und intensive Lernerfahrung ermöglicht werden. Diese Regel soll den Teilnehmern dabei helfen, sich im Nachgang zu einer Session oder der gesamten Unkonferenz nicht die Frage zu stellen: „Hätte ich das wirklich so sagen sollen“ oder „Vielleicht wäre ich in der anderen Session doch besser aufgehoben gewesen“. Die Vergangenheit ist die Vergangenheit und hat so ihren Wert, wie sie gelebt wurde.

Wer auch immer kommt, sind die richtigen Personen
Als Veranstalter einer Session könnte man sich wünschen, dass ein ganz bestimmter Teilnehmer, welchen man z.B. vom Alltag her kennt, an der eigenen Session teilnimmt. Sollte diese Person hingegen nicht zur Session erscheinen, besagt die Regel, dass man sich darüber nicht ärgern sollte. Die Personen, die sich auf den Weg gemacht haben, um der Session beizuwohnen, sind die richtigen. Sollte man tatsächlich allein in seiner eigenen Session sein, ist dies auch eine Aussage. Vielleicht bedeutet dies, sich selbst mit dem Thema noch einmal auseinanderzusetzen oder die eigene Wirkung auf Personengruppen zu rekapitulieren.

Wenn es vorbei ist, ist es vorbei
Am Ende der Veranstaltung sollte man nicht den eigenen Entscheidungen oder beigewohnten Sessions nachtrauern. Zudem bedeutet dies, dass wenn am Ende der geplanten Sessionzeit noch immer Interesse am Thema ist, es sinnvoll sein könnte, die Session zu verlagern und direkt fortzusetzen.

Die zwei Tiere

Nicht jeder verbringt seine komplette Zeit in Sessions, und das ist auch gut und wertvoll. Um diese Menschen zu ermutigen gibt es die zweiTiere:

Der Schmetterling
Ein Konferenzteilnehmer, dessen alter Ego ein Schmetterling ist, verbringt die Zeit außerhalb der für die Konferenz angedachten Räume. Man findet diese Personen oft in Kaffee-Ecken, auf Spaziergängen und auf den Gängen. Schmetterlinge stellen die Urform des Open Spaces dar: Menschen, welche in einer ganztägigen Kaffeepause auf neue Menschen und interessante Gesprächsthemen warten und sich über einen derartigen Austausch sehr freuen.

Die Biene
Als Biene kann man sich bezeichnen, wenn man zwischen verschiedenen Sessions hin und her springt und so neu generiertes Wissen verteilt. So kann es passieren, dass eine Diskussion über ein bestimmtes Thema ins Stocken gerät und eine Biene, die vor wenigen Minuten erst in einem ähnlichen Kontext war, den nötigen Input liefert, um den Diskurs mit neuer Energie zu versorgen.

Das Gesetz

Auch eine offene Konferenz braucht Gesetzte welche befolgt werden sollten. Das Open Space definiert hier

Das Gesetz der zwei Füße
Hat man als Teilnehmer einer Session das Gefühl, dass man nichts mehr in der Session lernen kann, nichts mehr zu der aktuellen Diskussion beitragen kann und ist eine Änderungen dieser Situation nicht absehbar, so sollte man den Session-Veranstalter und seine Mühen wertschätzen und den Raum verlassen.
Dieses Gesetz ist für die meisten Konferenzteilnehmer die größte und unangenehmste Neuerung. Während man im Alltag gelernt hat, dass das Verlassen eines Meetings als unhöflich angesehen wird, fordert ein Open Space diesen Schritt. Niemanden ist geholfen (weder dem Veranstalter noch dem Teilnehmer), wenn man in einem Thema ist, in welchem man nichts mehr lernt oder beiträgt.

Der Ablauf

Mit erfahrenen Personen gestaltet sich ein Open Space quasi von selbst. Es ist dennoch ratsam vor allem bei Neulingen eine erfahrene Moderation zu nutzen, um die Teilnehmer an den ungewohnten Ablauf heranzuführen.

Das Framing
Um die Teilnehmer in einen offenen Gemütszustand und die neue Situation einzustimmen, kann man damit beginnen, die Stimmung aufzulockern und die Innvoationskraft zu entfesseln. Ein Impulsvortrag, der einen aus dem Alltag reißt, wie „Scrum bis der Notarzt kommt“ von Oliver Emmler, oder ein Buchstrudel zur Beschäftigung mit neuen unerwarteten Themen können hier unterstützen.

Das Vorstellen des Rahmens
Hier werden die drei Regeln die zwei Tiere und das Gesetz vorgestellt und verständlich gemacht. Zudem folgt die Vorstellung des

Meetingrasters

Im Standard bietet es sich an, die Räume die man zur Verfügung hat plus weitere Lokalitäten wie Bistros, Außengelände und Co. auf einer Achse eines Rasters und die zeitliche Komponente auf der anderen Achse darzustellen. Bei sieben Räumen und drei Ausweichlokalitäten kann man so sehr schnell auf 100 oder mehr Möglichkeiten des Austauschs kommen.

Anschließend lädt ein Moderator die Teilnehmer dazu ein, ihre Themen auf Haftnotizen zu schreiben. Es ist sinnvoll hier einen stillen Rahmen anzubieten, in welchem jeder Teilnehmer ungestört seinen Gedanken und Ideen lauschen kann, um eine möglichst diverse Sessionlandschaft zu generieren.

Hatten die Teilnehmer ausreichend Zeit, folgt eine kurze Vorstellung der Themen. Um hier nicht schon die Session selbst zu veranstalten und die Vorstellung kurz zu halten, empfiehlt sich ein ausreichend kurzes Timeboxing von maximal drei Minuten (Mehr zu Timeboxing).

Mehr Organisation braucht es kaum, um den Open Space zu einer wertvollen Veranstaltung für alle zu machen.

Einsetzbarkeit

Ein Open Space ist nicht nur unter agilen Coaches eine gute Idee. Auch in Unternehmen kann ein Open Space den agilen Gedanken fördern. Der Input und die Ideen eines Open Space sind nicht Top Down organisiert, sondern fördern ein Netzwerk innerhalb einer Gruppe. Jeder Teilnehmer ist für die Zeit der Veranstaltung genau das: ein Teilnehmer. Hierarchien und organisatorische Barrikaden darf man hier auch gern mal für ein, zwei Tage ruhen lassen.

 

Wenn auch Sie gern mal einen solchen Rahmen im eigenen Unternehmen bieten wollen und die positiven Kräfte der Belegschaft entfesseln wollen, sprechen Sie uns gern an! Gern helfen wir bei Moderation und/oder Vorbereitung eines solchen Events.

Bild des Autors

Veit Richter

Agile Coach

Gerne begleite ich Ihre Teams sowohl beim Lernen agiler Praktiken, als auch auf ihrem Weg zur High-Performance. Dabei unterstütze ich sie mit pragmatischen Lösungsstrategien und biete neben meiner Skalierungserfahrung auch Impulse zum Entfesseln positiver Kräfte.

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