Workshop-Moderation für ScrumMaster

Im Laufe ihres Lebens müssen ScrumMaster nicht nur mit ihrem Team arbeiten, sondern auch teamübergreifende Workshops moderieren. Mögliche Anlässe dafür gibt es viele: Verbesserung der teamübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit; „Lessons Learned“ nach dem Abschluss eines großen Projektes, oder der Start eines neuen Projektes oder Produktes, zum Beispiel. Während es für Scrum Events wie  die Retrospektive viele Anleitungen und gute Beispiele gibt, ist man mit maßgeschneiderten Workshops oft auf sich allein gestellt. Noch schlimmer wird es, wenn man den Auftrag zur Moderation von außen bekommt: „Mach mal, Du bist doch der ScrumMaster!“ Deswegen möchte ich Euch hier ein paar einfache Tipps zur Workshop-Moderation für ScrumMaster geben: Struktur und Vorbereitung von Workshops aller Art.

 

 

Das Ziel

Das wichtigste ist, das Ziel des Workshops zu kennen, denn danach richtet sich der gesamte Aufbau. Entweder Ihr habt selber eine Idee, was Ihr erreichen wollt, oder Ihr sprecht mit den wichtigsten Stakeholdern oder Auftraggebern, was sie erreichen wollen. Manchmal kommt auch ein Auftraggeber auf Euch zu mit einer sehr genauen Zielvorstellung. Wie auch immer, das Ziel sollte klar formuliert und für alle Teilnehmer verständlich, sinnvoll und nachvollziehbar sein. Beispiele für gute Ziele sind: „Wir beschließen mindestens eine konkrete Maßnahme, um die Zusammenarbeit mit XXX zu verbessern“, oder „Wir tragen alle Informationen zusammen, damit wir mit dem neuen Projekt nächste Woche starten können“, oder „Wir treffen eine Entscheidung, wie mit YYY weitergemacht wird.“

Was sich nicht so gut macht, sind schwammige Formulierungen wie „Wir reden über das Problem XYZ“ – und dann? So steht schon vorher fest, dass kein Ergebnis erzielt wird.

Wichtig ist, das Ziel am Anfang des Workshops zu visualisieren – gern in der Phase „Check-In“, siehe unten.

Die Teilnehmer

Der Teilnehmerkreis richtet sich nach dem Ziel – welche Personen braucht Ihr, um das Ziel des Workshpos zu erreichen? Alle, die dafür notwendig sind, müssen eingeladen werden, alle anderen nicht! So verhindert man, dass einzelne Teilnehmer sich langweilen oder wichtige Informationen oder Entscheider fehlen. Im Zweifelsfall die „sicheren“ Teilnehmer fragen, wen man noch alles braucht! Besser einmal zuviel nachgefragt als jemanden wichtiges vergessen. Wie bei Scrum insgesamt gilt auch hier: die Mitarbeiter sind die Experten, sie wissen am Besten, wen sie brauchen – also frag sie auch!

Die Agenda

Fast immer ist eine fünf-phasige Agenda, ähnlich wie bei einer Retrospektive (siehe Agile Retrospectives), eine gute Wahl. Nich zuletzt macht Euch die Aufteilung in Phasen die Workshop-Moderation und die Vorbereitung einfacher: statt über einen ganzen Tag auf einmal nachzudenken, könnt Ihr Euch für jede einzelne Phase die beste Methode überlegen.

Phase 1: Check-In

Hier geht’s darum, dass sich die Teilnehmer kennenlernen, falls nötig, und einen sicheren Raum zu schaffen, der es ihnen ermöglicht, produktiv zusammenzuarbeiten. Vielleicht lasst Ihr einen der wichtigsten Stakeholder ein paar Worte sagen. Auf alle Fälle solltet Ihr das Ziel des Workshops hier nochmal für alle Teilnehmer wiederholen und visualisieren, damit Ihr zwischendurch immer wieder darauf zurückkommen könnt.

Phase 2: Daten sammeln

Das klassische Post-It-Schreiben aus der Retro – auch in jedem Workshop sehr sinnvoll! Überlegt Euch genau, welche Frage(n) Ihr den Teilnehmern stellt, damit die Post-Its tatsächlich dabei helfen, das Ziel zu erreichen. Es kann Sinn machen, gleich Katergorien vorzugeben, in die die TN die Post-Its einordnen, z.B. „start – stop – continue“, oder je nach Thema des Workshops andere Kategorien (z.B. „Elektronik“, „Software“, „Mechanik“). Ihr könnt das auch am Anfang der nächsten Phase machen.

Phase 3: Erkenntnisse gewinnen

Post-It-Salat, und jetzt? Clustert Post-Its mit gleichem oder ähnlichen Inhalt, um wichtige Themen zu identifizieren. Hier gerne auch schon priorisieren, damit Ihr Euch im weiteren Verlauf nur noch mit den wichtigen Topics beschäftigt. Auch möglich: die Post-Its umformulieren, so dass aus Problemen Ziele werden. So gebt Ihr dem Workshop einen positiven Drall! Überlegt, welche konkreten nächsten Schritte Euch helfen können, den Zielen näher zu kommen. Das ist auch in kleinen Gruppen möglich, so dass ausufernde Diskussionen mit zu vielen Teilnehmern vermieden werden und parallel an mehreren Ideen gearbeitet werden kann.

Phase 4: Entscheidungen treffen

Zehn neue Maßnahmen, das ist super — oder?  Eine einzige umgesetzte Maßnahme ist besser als zehn, die nicht angegangen werden. Deswegen entscheidet Euch, was Ihr tatsächlich umsetzen wollt. Ob Ihr das per Dot-Voting oder mit dem Konsensprinzip moderiert, ist egal – Hauptsache, für jede Aktion oder Entscheidung meldet sich mindestens eine, besser zwei Personen, die Verantwortung dafür übernehmen, dass das umgesetzt wird, und ein Datum – das klassische „wer macht was bis wann“.

Phase 5: Abschluss

Fast geschafft! Wenn Ihr noch mehr Verbindlichkeit herstellen wollt, könnt Ihr hier nochmal nachfragen, wie zuversichtlich die Teilnehmer sind, dass alle Maßnahmen wie beschlossen umgesetzt werden. Auf einer Skala von 1 (Niemals!) bis 10 (Aber sicher!) ist jede Antwort unter 9 fragwürdig. Fragwürdig, also nochmal nachfragen: „Was würde Dir, lieber TN, helfen, zuversichtlicher zu werden?“ Ggf. muss das auch noch auf die Liste der Aktionen. Deswegen für diese Phase auf jeden Fall genug Zeit einplanen!

Fazit

Die meiste Arbeit habt Ihr jetzt schon hinter Euch. Jetzt braucht Ihr im Termin die Workshop-Agenda nur noch abzuspulen – die eigentliche Moderation. Natürlich braucht Ihr dafür ein paar grundlegende Skills im Umgang mit Menschen. Die habt Ihr als ScrumMaster wahrscheinlich sowieso, oder Ihr übt sie regelmäßig in Retrospektiven und Sprint-Planning-Meetings. Wie Ihr seht, lassen sich Workshops und andere nicht alltägliche Meetings mit etwas Vorbereitung einfach und effektiv moderieren!

Steht Euch selber gerade ein größerer Workshop bevor? Ein Team- oder Produkt-Kickoff oder eine Moderation mit einer großen Teilnehmerzahl? Seid Ihr Euch unsicher und möchtet Eure vorbereitete Agenda nochmal mit einem Experten besprechen? Passt das „Fünf Phasen“ Schema doch nicht genau für Euch? Habt Ihr sonst noch Fragen rund um Workshop-Moderation für ScrumMaster? Wir von Emendare helfen Euch gerne weiter, schreibt einfach an info@emendare.de!

Ich wünsche Euch viel Erfolg bei Euren nächsten Workshops!